Переезд офиса – это масштабный проект, требующий тщательного планирования и организации. Независимо от размера вашей компании, перемещение всего оборудования, мебели и документов из одного места в другое может стать настоящим испытанием.
Однако, если правильно спланировать и скоординировать все действия, офисный переезд может стать возможностью для оптимизации рабочего пространства и повышения эффективности команды. Далее мы рассмотрим ключевые аспекты успешной организации этого мероприятия.
Из каких этапов состоит офисный переезд?
- Планирование. Для успешной реализации проекта крайне важно назначить ответственных лиц, которые будут курировать все процессы. На этом этапе также определяется необходимый бюджет на сам переезд, ремонтные работы, аренду транспорта и услуги сторонних компаний.
- Упаковка. Здесь вам необходимо закупить достаточное количество коробок разных размеров, воздушно-пузырчатую пленку, стрейч-пленку, скотч, маркеры и другие расходные материалы. Разработайте четкую систему маркировки коробок с использованием букв, цифр или цветовой кодировки. Это существенно облегчит распаковку на новом месте.
- Организация логистики. Заблаговременно следует нанять профессиональную транспортную компанию и команду грузчиков, имеющих соответствующий опыт и ресурсы. Рекомендуем обратиться к специалистамс большим опытом в организации именно офисных переездов. Актуальные тарифы на переезд офиса по Киеву вы сможете найти по ссылке.
- Переезд команды. Рекомендуем составить детальный план-график, распределив переезд команды по отделам и группам в разные временные интервалы. Грамотно спланированный и организованный процесс позволит обеспечить плавный старт работы в новом офисе, минимизировав стресс для сотрудников и простои в операционной деятельности компании.
Что учитывать при организации переезда в новый офис?
- Планируйте заранее. Начинайте подготовку как минимум за 2-3 недели до предполагаемой даты. Составьте детальный план с распределением задач и назначьте ответственных из числа сотрудников. Определите точную дату переезда, которая устроит арендодателей, транспортную компанию и другие задействованные стороны.
- Сформируйте бюджет переезда. Учитывайте расходы на грузовик, погрузочные работы, упаковочные материалы, аренду спецтехники (при необходимости), хранение части имущества на складе и другие статьи. Определите объемы перевозимого имущества для заказа подходящего транспорта.
- Подготовьте новое помещения. Заблаговременно изучите планировку и особенности нового офиса. Обратите внимание на расположение входов и выходов, лифтов и лестничных пролетов — это важно для организации погрузочно-разгрузочных работ. Составьте схему рациональной расстановки мебели, оборудования и разграничения рабочих зон для разных отделов с учетом их численности и потребностей.
- Включите резервный бюджет. Даже при самом тщательном планировании переезда офиса не исключены непредвиденные ситуации, способные повлечь дополнительные расходы. Поэтому крайне желательно заложить в общий бюджет переезда некоторый резерв в размере 10-15% от расчетной сметы.